من أجل تحقيق نتائج تجارية ناجحة، تتبنى المنظمات بشكل متزايد ممارسة تنظيم أنشطتها أو ما يُعرف بـ إدارة المشاريع، كما أن التعقيدات المتزايدة ومتطلبات السوق تجعل تقدير وقت المشروع وتكاليفه أكثر صعوبة، ولكن من المثير للدهشة أن 58% من المنظمات، تعترف صراحة بعدم فهم القيمة الحقيقية التي تضيفها إدارة المشاريع، ورغم ذلك فهناك العديد من الطرق التي يمكن بها لإدارة المشاريع أن تغذي الأعمال.
في هذا التقرير، نشرح بعض أبرز الأسباب لأهمية إدارة المشاريع – لتحقيق الربحية والتعاون الفعال والميزة التنافسية.
ما هي إدارة المشاريع؟
في جوهرها، إدارة المشاريع هي عملية التخطيط والتنظيم والإشراف على التنفيذ الشامل للمشروع من البداية إلى نهايته.
الدور العام لمدير المشروع هو تحديد أهداف المشروع، وإنشاء خطة قابلة للتنفيذ للمشروع، وتخصيص الموارد الأساسية، وإدارة فريق المشروع ككل.
بالإضافة إلى ذلك، يكون مديرو المشاريع مسؤولين عن ضمان إكمال المشاريع في الوقت المحدد، وفي حدود الميزانية، وبما يرضي أصحاب المصلحة الضروريين.
تتطلب إدارة المشاريع الفعّالة مهارات تواصل قوية، والاهتمام بالتفاصيل، والتكيف مع الظروف المتغيرة باستمرار.
وهي أمور بالغة الأهمية في العديد من الصناعات، بما في ذلك البناء والهندسة وتطوير البرمجيات والتسويق، وغيرها.
أهمية إدارة المشاريع الفعالة في تحقيق الأهداف الاستراتيجية
1. البقاء على المسار الصحيح وفي حدود الميزانية
طوال فترة المشروع، يراقب مديرو المشروع باستمرار التقدم المحرز في تنفيذ الخطة.
يتتبعون المقاييس الرئيسية مثل نفقات الميزانية، والالتزام بالجدول الزمني، وجودة المنتجات النهائية، وهذا يسمح لهم بتحديد أي انحرافات عن الخطة في وقت مبكر.
ومن ثم يمكنهم اتخاذ إجراءات تصحيحية لإعادة المشروع إلى مساره الصحيح.
2. تبسيط الاتصالات والتعاون
من خلال أدوات مثل مخططات جانت ولوحات كانبان والمنصات التعاونية، يمكن لمديري المشاريع تعيين المهام وتحديد المواعيد النهائية وتتبع التقدم، مما يضمن بقاء أعضاء الفريق متوافقين ومركزين على مسؤولياتهم الخاصة.
سيعمل مديرو المشاريع على جعل أي تبعيات أو عوائق واضحة، بحيث تصبح الاختناقات والعوائق واضحة.
3. اتخاذ القرارات بناءً على البيانات
في الوقت الحاضر، أصبحت البيانات هي الملك، ويتعين على قادة الأعمال دائمًا إعطاء الأولوية لأهمية البيانات في توجيه استراتيجياتهم وإجراءاتهم.
كما توفر لهم إدارة المشاريع الرؤى اللازمة لاتخاذ قرارات ذكية تعتمد على البيانات.
من خلال إدارة المشاريع بفعالية، تجمع الشركات التي تركز على المشاريع قدرًا كبيرًا من البيانات المتعلقة بالجداول الزمنية وتخصيص الموارد واستخدام الميزانية وجودة المنتجات النهائية.
توفر نقاط البيانات هذه رؤية شاملة لتقدم المشروع ونتائجه. والأهم من ذلك أنها تعمل كمصدر غني بالمعلومات لاتخاذ قرارات مستنيرة.
4. توسيع نطاق نجاحاتك
أحد المبادئ الأساسية لإدارة المشاريع هو التعلم من التجارب السابقة.
فمن خلال تحليل المشاريع السابقة – سواء كانت ناجحة أو فاشلة – يمكن للفرق تحديد ما نجح وما لم ينجح. ومن ثم يمكن استخدام هذه المعرفة لتحسين العمليات وتحسين عملية اتخاذ القرار والتخفيف من المخاطر في المشاريع المستقبلية.
5. تعزيز معنويات الفريق ومشاركته
الفرق السعيدة هي فرق منتجة، لذلك تعمل الإدارة الفعّالة للمشاريع على تمكين الموظفين من خلال تزويدهم بالأدوات والموارد والدعم اللازمين للنجاح في أدوارهم.
ويمكن أن يتخذ هذا التمكين أشكالاً مختلفة، مثل التواصل الواضح بشأن أهداف المشروع، وعمليات اتخاذ القرار الشفافة، وفرص تطوير المهارات والنمو.
عندما يشعر الموظفون بالتمكين والدعم والوضوح بشأن أدوارهم وأهدافهم، فمن المرجح أن يكونوا متحفزين ومنخرطين في عملهم.
أدوات وتقنيات إدارة المشاريع الحديثة
لقد استمر التحول الرقمي لسنوات عديدة.
ومع ذلك، تفشل العديد من الشركات في استخدام الأدوات الرقمية المتاحة لها بشكل فعال أو اتخاذ الخطوات اللازمة لرؤية النتائج، ويؤدي التأخر في الانضمام إلى اللعبة الرقمية إلى التسبب في مشاكل حقيقية.
لمساعدتك على اتخاذ الخطوة التالية في التحول، قمنا بجمع وتقييم 4 أدوات تحول رقمي مهمة متاحة في السوق اليوم.
1. الأدوات التعاونية السحابية
على سبيل المثال، تتضمن مجموعة G Suite من Google عددًا من أدوات التحول الرقمي المعروفة، مثل Gmail وDocs وDrive وCalendar.
يمكن لموظفيك مشاركة المعلومات في الوقت الفعلي والحصول على مجموعة كاملة من الأدوات لتحسين التواصل والتعاون في العمل.
في عالم Microsoft، يوفر Office 365 مجموعة تعاونية تسهل التواصل بين الشركات وتبادل المعلومات وتخزينها وإدارة الأنشطة التجارية.
تعد أدوات مثل Word وExcel وTeams وOutlook وOneDrive أدوات إنتاجية ضرورية لجميع موظفيك.
باعتبارها جزءًا أساسيًا وأساسًا لمكان عملك الرقمي، توفر المجموعة التعاونية مزايا كبيرة – فهي تسمح لك بإدارة بياناتك وتنفيذ وظائف الأعمال المهمة وتنظيم الأنشطة بشكل شامل عبر المؤسسة والاستعداد للعصر الرقمي الجديد.
2. أدوات الاتصال
يعد التواصل الجيد شرطًا أساسيًا لنجاح أي شركة.
فالتواصل – سواء كان ناجحًا أم لا – يؤثر على إنتاجية ونجاح موظفيك ومنظمتك على أساس يومي.
على عكس البريد الإلكتروني، حيث تكون المعلومات غير قابلة للتحرير، أو يمكن إساءة وضعها، أو توزيعها بشكل غير صحيح، تساعد منصات الاتصالات الرقمية على تجميع جميع المعلومات المهمة وتوفير مصدر واحد للحقيقة لاتصالات الشركات.
باستخدام أدوات مثل Slack أو Microsoft Teams، يمكنك إنشاء مجموعات عمل مخصصة لضمان حصول كل من يشارك في مشروع أو فريق على المعلومات الجيدة.
وهذا لا يسمح فقط بتداول المعلومات بشكل أفضل، بل يسمح أيضًا بمشاركة أفضل لأصحاب المصلحة المعنيين في العمليات الرئيسية.
يمكن للجميع في الفريق المساهمة من خلال اقتراح الحلول أو تقديم الملاحظات أو الإجابة على الأسئلة. المشاركة عنصر أساسي في تحفيز الفرق ودفعها لتحقيق أهدافها.
3. أدوات إدارة المحتوى
من المستحيل الحديث عن التحول الرقمي دون ذكر برنامج نظام إدارة المحتوى (CMS).
يتيح لك نظام إدارة المحتوى إنشاء وإدارة المحتوى الرقمي مثل مواقع الويب وتطبيقات الأجهزة المحمولة.
وفقًا لـ CSO Insights، يحدد 70% من المشترين احتياجاتهم بالكامل بأنفسهم قبل التواصل مع مندوب المبيعات، ويحدد 44% حلولاً رقمية محددة قبل التواصل مع البائع.
مع وضع هذا في الاعتبار، يعد محتوى الويب والعرض التقديمي أمرًا بالغ الأهمية في عملية اتخاذ القرار لدى المشتري.
المواقع الإلكترونية الناجحة هي تلك التي تتمتع بالجاذبية البصرية، وسهلة التنقل، وتوفر معلومات مستهدفة وذات صلة، وتجيب على الأسئلة الشائعة، وتتضمن بعض الأنظمة الأكثر شهرة WordPress وPrestashop وDrupal.
لكل منها مزاياها الخاصة من حيث الوظائف وسهولة الاستخدام والتسعير، مقارنة بالمواقع المصممة خصيصًا.
إذا لم يكن لديك فريق داخلي مخصص لإنشاء وإدارة نظام إدارة المحتوى الخاص بك، فقد يكون من المفيد الاستعانة بوكالة متخصصة مخصصة لبناء موقع الويب المثالي وتجربة العملاء.
4. أدوات إدارة علاقات العملاء
يمكن أن تلعب أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM) دورًا مهمًا في نجاح استراتيجية التحول الرقمي الخاصة بك.
وللحفاظ على القدرة التنافسية، يجب أن تكون قادرًا على مواكبة توقعات العملاء المتزايدة الارتفاع والمتطلبات المتقدمة، والتي يمكن أن تتغير من يوم لآخر. يوفر نظام إدارة علاقات العملاء العديد من الفوائد – فهو يساعد الشركات على فهم احتياجات العملاء وتلبيتها، وأتمتة المهام، وتقصير دورات المبيعات، وزيادة الاحتفاظ – من بين أمور أخرى.
عند تقييم أنظمة إدارة علاقات العملاء، تأكد من أنها قادرة على توفير المعلومات والبيانات الصحيحة التي تحتاجها، وأنها تتكامل مع أدوات أخرى في مجموعة التكنولوجيا الخاصة بك.
اعتمادًا على ما إذا كنت تريد النشر محليًا أو في السحابة، أو بناءً على نوع المعلومات التي تريد جمعها، فقد تعمل أنظمة مختلفة بشكل أفضل من غيرها.
ألق نظرة على Salesforce أو Hubspot أو Freshdesk، والتي تُستخدم على نطاق واسع بين فرق المبيعات والتسويق.
أيضًا، عند توفرها، استفد من الذكاء الاصطناعي وقدرته على توفير رؤى أسرع ومساعدتك في فهم سوقك المستهدف.
دور ضمان الجودة وإدارة المخاطر في الأعمال
تلعب إدارة ضمان الجودة وإدارة المخاطر دورًا محوريًا في ضمان نجاح واستدامة الأعمال في مختلف الصناعات.
يعد ضمان الجودة وإدارتها أمرًا ضروريًا للحفاظ على تميز المنتج والخدمة، من خلال تنفيذ العمليات المنهجية والاختبارات الصارمة والالتزام بالمعايير.
كما يضمن رضا العملاء من خلال تقديم منتجات موثوقة وعالية الجودة، ويساهم في بناء سمعة إيجابية للعلامة التجارية.
وفي الوقت نفسه، تشكل إدارة المخاطر أهمية بالغة لتحديد وتقييم وتخفيف التهديدات المحتملة التي قد تؤثر على أهداف العمل.
ويساعد هذا النهج الاستباقي المؤسسات على التعامل مع حالات عدم اليقين، مثل تقلبات السوق، أو التغييرات التنظيمية، أو التحديات التشغيلية، من خلال وضع استراتيجيات للحد من التأثيرات السلبية والاستفادة من الفرص.
وتعمل إدارة المخاطر الفعّالة على تعزيز عمليات صنع القرار، وحماية الاستقرار المالي، ودعم نمو الأعمال على المدى الطويل.
إن ضمان الجودة وإدارة المخاطر معاً يشكلان إطاراً تضامنيًا، وتساهم أنشطة ضمان الجودة في الحد من المخاطر من خلال وضع معايير عالية والحفاظ عليها، في حين تضمن إدارة المخاطر تحديد نقاط الضعف المحتملة ومعالجتها بشكل شامل.
ويعمل هذا النهج المشترك على تعزيز جودة المنتج والخدمة وحماية المؤسسة من الاضطرابات المحتملة، وتعزيز المرونة والقدرة التنافسية في المشهد التجاري الديناميكي.
وفي نهاية المطاف، تتمتع الشركات التي تعطي الأولوية لضمان الجودة وإدارة المخاطر بوضع أفضل لتقديم القيمة للعملاء، والتكيف مع الظروف المتغيرة، وتحقيق النجاح المستدام.
